「外国人雇用状況届出書」とは？届出が必須な理由と提出時の注意点

今後も徐々に就労人口が減っていくことを考えると、外国人材は企業にとって貴重な戦力。外国人の雇用を検討している企業も増えていますが、その際に注意しなければならないのが、「外国人雇用状況届出書」の提出義務です。外国人の雇用が決まったのち一定期間のうちにハローワークにこの届出をしないと、雇い主である事業者に罰金が科せられる可能性があります。

そこでこのページでは、外国人雇用状況届出書とはどのようなものか、提出方法や記載方法、提出期限、対象者などについてくわしく解説していきます。

外国人雇用状況届出書とは？

外国人雇用状況届出書とは、事業主が外国人労働者を雇用または離職させた際に、ハローワークへ提出することが義務づけられている書類です。厚生労働省の公式サイトの「外国人雇用状況の届出について」（※1）というページに、その概要や提出する書類が掲載されています。

この制度が設けられた理由と目的は次の通りです。

• 不法就労の防止：適法に就労可能な在留資格を持つ外国人のみを雇用することを事業者に促し、不法就労者の抑制を図る目的がある
• 労働環境の改善：適切な労働条件での雇用を国が確認することで、外国人労働者の権利の保護、および事業者への助言や指導につなげるために設けられている制度
• 再就職支援：外国人雇用状況届出書は離職した外国人に対し、再就職の支援体制を整えるための基礎データとなる
• 雇用状況の把握：国として外国人労働者の雇用動向を把握することで、今後の政策立案や労働市場の分析に役立てていくという目的もある

外国人雇用状況届出書の届出が義務付けられている理由

2007年10月1日に施行された改正雇用対策法において、外国人雇用状況届出書の提出が義務化されました（雇用対策法第28条）。
この改正により、すべての事業主は、外国人を雇用・離職させた際にハローワークに外国人雇用状況届出書を提出しなければならなくなりました。
外国人を雇用する事業者がこの届出を通じて果たすべき責任には、以下のようなものがあります。

• 法令順守：外国人労働者の在留資格や就労可否を確認し、法的に問題のない雇用を継続的に行う義務がある
• 社会的責任：外国人労働者の適法・適正な雇用に努め、事業者の信頼性を高めると同時に、外国人の権利保守や安定した雇用の実現に寄与することが求められる

参照元：厚生労働省「外国人雇用状況の届出制度」（https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/）

外国人雇用状況届出書の対象者

届出が必要な外国人労働者の種類

届出が必要なのは、原則として雇用保険適用の有無にかかわらず、外国人で報酬を得て労働するすべての労働者です。

• 雇用保険被保険者：常勤で働く外国人社員に対し、雇用事業者が届け出を行う義務を負う
• 派遣社員や派遣アルバイト：派遣元企業が届け出を行う義務を負う

届出が不要なケース

ただし、次のような外国人については届出が不要とされています。

• 就労制限のない資格を持つ外国人：「特別永住者」「日本人の配偶者等」「定住者」など、活動の制限がない外国人
• 特定の在留資格者：外交官や公用での滞在など、公的立場で日本に在留している外国人

詳細な区分については、「在留資格一覧表」をご確認ください。

参照元：出入国在留管理庁「在留資格一覧表」（https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/qaq5.html）

外国人雇用状況届出書の提出方法

【提出方法1】ハローワークへの直接提出

必要書類
・外国人雇用状況届出書（所定様式）
・雇用契約書や雇用条件通知書の写し（必要に応じて）

提出手順
・最寄りのハローワークに出向く
・窓口にて書類を提出
・担当者による確認・受理

【提出方法2】外国人雇用状況届出システム（オンライン）

厚生労働省はオンラインによる届出にも対応しています。

利用方法
・GビズID（法人向けID）の取得
・専用システム（届出システム）にログイン
・必要情報の入力
・電子署名および提出

参照元：厚生労働省「外国人雇用状況届出システム」（ttps://gaikokujin.hellowork.mhlw.go.jp/report/001010.do?action=initDisp&screenId=001010）

オンラインの外国人雇用状況届出システムを利用するメリットとデメリット

• メリット：移動不要、提出の証跡が残る、入力補助機能あり
• デメリット：初期登録がやや煩雑、電子証明書の取得が必要

外国人雇用状況届出書の提出期限と遅延のリスク

• 雇用時：雇い入れた日から10日以内
• 離職時：離職日から10日以内

遅延した場合の罰則

• 罰則：雇用対策法に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性あり
• 企業への影響：監査時に不備として指摘される可能性や、行政指導の対象となる可能性あり

外国人雇用状況届出書の記載方法

雇用保険被保険者の場合の記載内容

・基本情報：氏名・生年月日・性別・国籍
・在留資格と在留期間
・雇用形態（正社員、契約社員など）
・就業場所および業務内容

外国人雇用状況届出書の記入ポイント

外国人雇用状況届出書を記入する際、在留カードに記載されている情報と一致しているかを必ず確認する必要があります。
特に氏名や在留資格、在留期間の誤記は行政手続き上のトラブルの原因となるため、細心の注意を払いましょう。
また、漢字や英数字の入力ミス、見落としによる不備が発生しやすいため、複数人によるチェック体制の構築も必須です。

雇用保険被保険者でない場合の記載内容

雇用保険に加入していない外国人労働者、特に学生アルバイトや短時間勤務の非正規雇用者に対しても外国人雇用状況届出書の届出義務があります。
この場合には、雇用期間の始期・終期、担当業務の内容、週あたりの所定労働時間といった詳細を明確に記載する必要があります。する必要があります。これにより、労働実態の把握が可能となり、不適切な就労を防ぐことにもつながります。

外国人雇用状況届出書各項目の詳細説明

• 個人情報の取り扱い：届出書に含まれる氏名、生年月日、在留資格などの情報は、機微な個人情報に該当します。プライバシー保護の観点から、不要な情報の記載は避け、必要最小限に留めることが重要です。
• 雇用形態の記載方法：「常用」「臨時」「派遣」など、実態に即した雇用形態を明記しましょう。特に派遣社員の場合は、派遣元・派遣先の情報や就業場所の特定も不可欠です。

外国人雇用状況届出書提出時の注意点

届出を怠った場合の罰則

外国人雇用状況届出書の提出は法律に基づく義務であり、これを怠ると以下のような罰則が科される可能性があります。

• 30万円以下の罰金：雇用対策法第38条に基づき、正当な理由なく届出を行わなかった場合に適用される可能性があります。
• 企業イメージの低下：行政指導や監査を通じて違反が判明すると、社会的信用の低下やコンプライアンス違反として社外に悪影響を与えるリスクがあります。

また事業主への罰則だけでなく、外国人労働者本人にも在留資格の更新や転職時に不利益が生じることがあります。
したがって外国人雇用状況届出書提出の義務を適切に果たすことは、雇用する企業の責任であるといえます。

届出時の正確性と虚偽報告のリスク

外国人雇用状況届出書の内容に誤りや虚偽がある場合、以下のような問題が生じる可能性があります。りや虚偽がある場合、以下のような問題が生じる可能性があります。

• 虚偽報告による法的責任：悪質な虚偽報告が発覚した場合、行政指導や改善命令の対象となることがあり、雇用主としての信頼性を損ないます。
• 外国人本人のトラブル：在留資格との不整合が発生し、外国人労働者本人にとって不利益となる場合があります（例：在留資格の更新拒否）。

そのため、記載内容は本人の在留カード、雇用契約書、パスポート情報と照合のうえ、正確性を担保する必要があります。

外国人労働者離職時の届出手続き

外国人労働者が退職（離職）した際にも、外国人雇用状況届出書の届出が必要です。以下の要点を押さえておきましょう。

• 届出期限：離職した日から10日以内に届出を行う必要があります。
• 提出内容：雇用保険の資格喪失届とともに、外国人雇用状況届出書にも離職情報を記載します。