抜け漏れ厳禁！外国人雇用の「必要書類」をチェック

外国人を雇用することが決まったら、必ずチェックしてほしいのが、必要書類。外国人労働者も、雇用する企業側も、書類に不備があるとスムーズな就労が実現できません。

そこでここでは、外国人労働者と企業や事業者が用意しなければならない書類にはどのようなものがあるか、それぞれ解説していきます。

外国人雇用の基本認識と必要書類の概要

外国人を雇用する際、「雇用しようとしている外国人が適正な在留資格を有している」ことが前提となります。在留資格によって外国人が就ける業務範囲が決まるため、雇用内容と合致した在留資格と在留期間であるかどうか、雇い主が確認して管理しなければなりません。

外国人は就労が許される在留資格を持っていないと働けない

「在留資格」とは、日本に滞在する外国人が日本国内で行うことが認められている活動範囲を示すもので、外国人の職種や活動内容に応じて、さまざまな種類が設定されています（※）。例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格は、技術職や専門知識を要する業務、あるいは国際関連業務に従事する外国人に発給されます。

就労する企業の業務内容に合致した在留資格と在留期間を有していることで、外国人労働者はその範囲内での就労が認められ、企業も安心して雇用できるというわけです。

（※）参照元：出入国在留管理庁「（在留資格一覧表）https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/qaq5.html

なお、在留資格に関する詳しい解説は以下のページをご参照ください。
「外国人雇用に不可欠な在留資格の重要性を解説」

外国人雇用に必要な書類にはどのようなものがある？

入社前に必要な書類

外国人雇用に際して、雇用契約を結ぶ前に用意すべき書類がいくつかありますが、代表的なものは以下の書類です。

• 在留カードのコピー：在留資格と在留期限の確認に使用
• パスポートのコピー：国籍や渡航履歴の確認に使用
• 就労資格証明書：在留資格の内容が職務に合致していることを証明する書類

入社後に必要な書類

• 住民登録：労働者が居住している自治体への届け出
• 社会保険・雇用保険の加入手続き：外国人労働者も日本国内で働く場合、国内労働者と同様に社会保険や雇用保険の加入が必要

外国人がすでに日本国内にいるのか、まだ海外に在住しているのかによって必要になる書類が異なりますので、次の項目でそれぞれ整理して説明していきましょう。

外国人労働者が入社する前に完了すべき書類手続き

【国内在住者編】入社前に必要な手続きと書類

現在保持している在留資格の確認

国内在住の外国人を雇用する際、まず確認すべきは、現在保持している在留資格です。例えば、学生ビザを持つ外国人をフルタイムで雇用する場合は、在留資格変更許可申請をして就労ビザを取得する必要があります。

在留資格変更許可申請の方法と必要書類

在留資格の変更手続きは、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で行います。変更にあたっては、雇用契約書や事業内容を示す書類の提出が求められる場合があります。

変更する場合の申請は、出入国在留管理局で行います。直接出向いて申請するか、オンラインのどちらかで申請可能です。手続き完了までには数週間かかるため、余裕をもって申請を行いましょう。

以下に在留資格変更許可申請に必要な書類の例を挙げておきました。

• 在留資格変更許可申請書
• 証明写真
• パスポート
• 在留カード（所持している場合）
• 活動内容を証明する資料（卒業証書、雇用契約書など）
• 在留資格を変更する理由をまとめたもの

在留資格変更許可申請は活動資格によって必要となる書類が異なりますので、詳細は出入国在留管理庁の公式サイトから確認してください。

参照元：出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/qaq5.html
参照元：出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続」https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/onlineshinsei.html

【海外在住者編】入社前に必要な手続きと書類

在留資格取得申請に必要な書類一覧

海外在住者を雇用する場合は、企業側と外国人労働者側それぞれが書類を用意しなければなりません。

企業側が用意する主な書類

※会社の規模や業種によって、提出しなければならない書類が異なりますのでご注意ください。

• 在留資格取得許可申請書
• 雇用契約書（外国人の母国語による作成を推奨）
• 全部事項証明書（企業謄本）
• 決算報告書のコピー
• 企業案内などのパンフレットなど

外国人労働者側が用意する書類

• 在留資格取得許可申請書
• 証明写真
• 国籍を証明する書類
• 日本での活動内容に応じた資料
• 卒業証明書または卒業見込み書（学生の場合）
• パスポート

入国後には、住民登録や社会保険加入の手続きも必須です。住民登録は、居住地の市区町村役場で行います。

雇用契約書と労働条件通知書の作成

雇用契約書は雇用主と労働者の双方が合意したことを証明する書類

雇用契約書は、雇用締結にあたって労働者と雇用者（企業）の間で交わす契約書で、双方が労働条件に合意したことを証明する書類です。署名・捺印後にお互い1部ずつ保管します。
就業してから労働条件などへの不満や認識に違いがあったとしても、雇用契約書にサインがあることによって、トラブルに発展することを防ぐことができます。

労働条件通知書に記載が必要な項目

いっぽう労働条件通知書は、雇用主から労働者に労働契約の期間や賃金、就業場所などの労働条件について記した書類で、雇用主から一方的に通知する書類です。
労働条件通知書には、次の8項目の記載が必須となっています。

• 労働契約の期間
• 就業場所
• 業務内容
• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 休日・休暇
• 賃金の計算方法や締日・支払日
• 解雇を含む退職に関する事項

必須項目が記載されていれば、労働条件通知書にはとくに書式の指定はありません。

外国人の雇用確定後に行う手続き

雇用保険・社会保険の加入手続き

外国人労働者の社会保険加入

外国人労働者も日本人同様、社会保険の対象です。パートやアルバイトの場合でも、1週間の所定労働時間および1ヶ月の所定労働日数が同じ事業所の正社員の4分の3以上の場合は、厚生年金保険と健康保険の加入が義務付けられています。

厚生年金と健康保険は雇用主（企業・事業所）と外国人労働者本人が支払います。日本の社会保険制度について知らない外国人がほとんどですので、雇用契約を取りまとめる際に、費用負担が発生することなどを丁寧に説明しておくようにしましょう。

（※）参照元：日本年金機構「外国人従業員を雇用したときの手続き」https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/hihokensha1/gaikokujinkoyou.html

外国人労働者の労災保険加入

日本国内で働く外国人も労災保険の対象で、労災保険の保険料は全額雇用主が負担します。労災認定された場合の治療費、休業補償など日本人同等の補償が受けられます。

ひとりでも労働者を雇っている事業主は、労働者の雇用形態にかかわらず労災保険への加入が必須です。手続きは所轄の労働基準監督署で行います。

（※）参照元[PDF]：厚生労働省「日本で働く外国人向け 労災保険請求のためのガイドブック」https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/161108-21.pdf

雇用保険の加入

外国人労働者も雇用保険の被保険者となります。1週間の所定労働時間が20時間以上である、31日以上の雇用見込みがあるという要件を満たした場合、雇用保険が適用されます。

加入手続きは、事業主（企業）が「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出します。届け出期限は、雇い入れ月の翌月10日までです。

（※）参照元[PDF]：厚生労働省「外国人労働者の雇用保険手続きをお忘れなく！」https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/dl/250318.pdf

外国人雇用状況届出書の提出

外国人雇用状況届出書の提出先と提出方法

事業主は外国人の雇い入れの際だけでなく、離職の際にもハローワークへの届出が義務付けられています。届出をしなかったり虚偽の届出をしたりすると、30万円以下の罰金が科せられます。
雇い入れの場合は翌月10日まで、離職の場合は離職の翌日から起算して10日以内となっています。

オンラインでの申請も可能

雇用保険被保険者の場合は、「e-Gov」からオンライン（電子）申請ができます。また雇用保険被保険者でない場合でも、「外国人雇用状況届出システム」より申請ができます。
雇用状況届の書式は厚生労働省の公式サイトに公開されており、その書式に沿って在留資格や雇用形態などを記載します。詳細は厚生労働省の公式でご確認ください。

（※）参照元：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html

在留資格の更新手続き

在留資格の更新期限を管理する

在留資格には期限があるため、更新手続きを忘れないように管理しなければなりません。企業としても期限を把握し、早めに手続きができる体制を整えると安心です。
在留カード満了日の約3ヶ月前から申請ができるため、期限切れとならないように満了日をエクセルなどで一覧化して、外国人労働者へのアラートを怠らないことが大事です。
期限切れとなってしまうと不法滞在となってしまい、強制退去の対象となってしまうので注意しましょう。

在留期間更新許可申請に必要な書類

在留資格の更新は、出入国在留管理庁で行います。更新時には、雇用契約書や在職証明書の提出が求められる場合があるため、必要な書類を揃えて手続きができるようサポートします。
在留資格の更新手続きに必要な書類は、活動内容（在留資格）によって異なります。例えば介護職の場合、以下を用意します。

• 在留期間更新許可申請書
• 写真
• 在留カード
• パスポート
• 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書

活動資格ごとに必要な書類を確認したい場合は、出入国在留管理庁の公式サイトでご確認ください。

※参照元：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html

外国人雇用に必要な書類一覧

外国人が入社する前に必要な書類

また、必ず申請しなければならない書類ではありませんが、「就労資格証明書」を出入国在留管理庁に申請することができます。外国人本人がこの書類を持っていれば、どのような就労活動を行うことができるか、容易に確認できるようになっています。雇用主と外国人双方の利便性を図る目的で設けられている制度です。

（※）参照元：出入国在留管理庁「就労資格証明書（入管法第19条の２）」https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/syuurou_00001.html

外国人が入社した後に必要な書類

このほか、活動内容（在留資格）を変更したい場合には「在留資格変更許可申請」が必要となります。

特定のケースに必要な書類

海外現地からの採用の場合に必要な書類

海外在住の外国人を採用する場合には、「在留資格認定証明書」の申請が必要です。これは出入国在留管理局で発行される証明書で、発行されると労働者は日本に入国して就労するためのビザ申請が可能となります。

留学生を正社員として雇用する際に必要な書類

留学生を卒業後に正社員として雇用する際には、留学ビザから就労ビザへの変更が必須です。手続きする書類は「在留資格変更許可申請書」で、所轄の出入国在留管理局にて手続きをする必要があります。

外国人留学生の在留資格変更には、在留カードやパスポートのほか、履歴書や最終学歴の卒業証書もしくは成績証明書などが必要です。

また雇用する事業者（企業）側は、雇用契約書や労働通知書、採用理由書、会社のパンフレットや決算書など、会社のカテゴリーにより定められている書類を用意して提出します。

外国人雇用をスムーズに進めるための支援サービス

外国人雇用管理アドバイザー制度の活用

アドバイザー制度の概要とメリット

外国人雇用管理アドバイザー制度では、外国人の雇用管理に関する専門家が企業に助言を行います。制度を活用することで、在留資格の確認や必要な書類手続きなど、外国人雇用に伴う法的・実務的な問題への対応がスムーズになります。

利用方法と具体的なサポート内容

外国人雇用管理アドバイザー制度を利用したい場合は、所轄のハローワークにてまず相談してみてください。相談料は無料なので、一度問い合わせてみることをおすすめします。
外国人雇用管理アドバイザーがサポートしてくれる具体的な内容をいくつか挙げておきます。

• 在留資格や就労ビザ取得関連の諸手続きについての説明やアドバイス
• 労働条件や職場環境の整備、外国人雇用に必要なサポート体制などの相談や助言
• 文化や宗教の違いへの対応や日本での生活面に関するアドバイス
• 法令違反などのトラブルを未然に防ぐアドバイスなど

外国人採用支援サービス利用の検討も

外国人採用支援サービスとは

外国人採用支援サービスとは、企業や事業者が求めている外国人の採用からさまざまな申請手続きなど、すべてを一括してサポートしてくれる民間サービスです。生活面や日本語対応へのサポート、職場への定着支援などもフォローしてくれます。
外国人を初めて雇用する、外国人採用のノウハウや知識がないといった場合は、外国人の採用に特化した専門会社に依頼するのも手段のひとつです。

外国人採用支援サービスを選ぶポイント

ただし外国人採用支援サービスを選ぶ際は、各社のサービス内容やサポート内容、費用面だけでなく、自社の業種や業界にマッチした外国人採用の実績があるかどうかをしっかり確認するようにしましょう。
とくに就労後の外国人をどこまで支援してくれるのか、できるだけ具体的なサポート内容を事前に確認しておくと安心です。

行政書士によるサポートの活用

行政書士の役割と具体的な支援内容

行政書士のなかには、在留資格の取得や変更手続きに精通している専門家がいます。行政書士は煩雑な作業に困っている企業をサポートし、スムーズに手続きを進めてくれます。
書類作成から申請代行までを一貫して担ってくれるため、外国人労働者を雇おうとしている企業の負担を大幅に軽減できます。

行政書士による外国人雇用サポートを利用するメリット

行政書士を利用することで、書類の記入漏れや申請ミスを防ぎ、確実に手続きを完了できるというメリットがあります。企業にとっては、時間と手間の削減にもつながります。
一定の費用はかかりますが、難易度の高い案件を得意としている行政書士もいますので、外国人採用支援サービスを専門とする会社と比較するなどして決めるとよいでしょう。

外国人雇用における実務的な注意点

在留資格で認められていない業務に従事させない

業務内容と在留資格の関係

外国人を雇用する際、業務内容が在留資格に合致していることを確認する必要があります。例えば「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で許可されるのは、技術系や専門知識を活かす職種に限られます。
この資格を持つ労働者に単純労働を行わせると、在留資格に合致しない違法就労のリスクが生じてしまいます。業務内容が在留資格の範囲内であるかどうか、慎重な管理が必須です。

違法就労防止のためにも在留資格と業務内容を管理

違法就労を防ぐため、外国人労働者の在留資格と業務内容の定期的な確認が推奨されます。また、企業内部で在留資格と業務内容を一元管理できる仕組みを構築することも効果的です。
人事システムや管理台帳を活用して、就労資格の有効期限や業務内容に違反がないか、定期的に確認を行うようにするとよいでしょう。

在留資格と業務内容が合致しないリスク

「就労資格証明書」を外国人に取得させるという方法も

在留カードで在留資格を確認しても、具体的な業務内容にその在留資格が合致しているか、判断が難しいケースもあります。そのような場合、外国人本人が希望すれば、「就労資格証明書」を申請することもできます。
就労資格証明書はその外国人が行うことができる就労活動を具体的に示した書類です。外国人本人にとっても、雇い入れる事業者にとっても、在留資格と業務内容が合致せずに違法就労となるリスクが下げられます。

「同一労働・同一賃金」の法令遵守を徹底する

公平な給与体系の構築

外国人労働者にも「同一労働同一賃金」の原則が適用されます。同じ仕事を行うのであれば、日本人と外国人で賃金差がないようにすることが法的に求められています。給与体系の構築において、外国人であることを理由に賃金に差が出ないよう注意しましょう。

差別防止策と法令遵守のポイント

外国人が就労の現場において不利益を被る差別を防ぐため、給与だけでなく福利厚生や労働条件も外国人と日本人を区別しないというのが原則です。外国人を雇用する場合、社内の上層部を含め「同一労働・同一賃金」を徹底し、すべての労働者にとって公正・公平な職場環境を整えることが非常に重要です。

外国人雇用前に確認すべきポイント

採用予定職種と在留資格が合致しているか

職種ごとの在留資格の種類

外国人を雇用する際、職種によって必要となる在留資格が異なります。例えば、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などが代表的な在留資格です。職種に応じた適切な在留資格がなければ、日本での就労が認められません。
在留資格には法律で定められた活動範囲があるため、事前の確認が必要です。在留資格や特定技能に関する詳細は、出入国在留管理庁やJITCO（公益財団法人 国際人材協力機構）の公式サイトを見て確認しましょう。

※参照元：出入国在留管理庁 在留資格一覧表（https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/qaq5.html）
※参照元：JITCO 在留資格「特定技能」とは（https://www.jitco.or.jp/ja/skill/）

ビザ取得の流れと手続き

ビザ取得の要件

ビザ取得には、企業が作成する「雇用契約書」または「労働条件通知書」が必要です。どちらかの書類がないとビザの申請ができないため、内定を通知したら速やかに作成しましょう。

ビザ取得の手続き

雇用契約締結後、ビザ取得の手続きを行います。

• 在留資格認定証明書の交付申請：企業が出入国在留管理局へ提出する。審査完了後、基準を満たしていると判断されたら証明書が交付される。
• 就労ビザの申請：外国人労働者が現地の日本大使館や領事館、または日本国内の出入国在留管理局へ申請する。申請受理後、1～3ヶ月ほど審査が行われる。
• 入国および日本での住民登録：ビザが発行されたら日本に入国し、居住予定の自治体へ住民登録（入国後14日以内）を行う。

採用予定外国人の居住状況を確認

国内在住者と海外在住者の雇用手続きの違い

採用予定者の居住地が国内か海外かで、必要な手続きや書類が異なります。国内在住者は、既に日本国内での在留資格を持っている場合が多く、手続きが比較的スムーズに進められますが、海外在住者を採用する場合は渡航に必要なビザや在留資格の申請が必要です。

各ケースに応じた対応方法

例えば日本在住の外国人が日本国内で転職する場合、前職と同じ職種なのか違う職種なのかによって、「在留資格変更許可申請」が必要かどうかを判断します。
このほかにも留学生を社員として雇用する場合は、ビザの区分を留学から就労できるビザに在留資格変更許可申請で変更しなければ就労できません。
雇用する外国人がどのケースに当てはまるのか、事前にしっかり確認しましょう。

外国人雇用に関するよくある質問（FAQ）

（※）参照元[PDF]：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」https://www.mhlw.go.jp/content/001261967.pdf